HACCPを導入する時に検討が必要なのが記録の電子化です。

記録の作成から保管まで、多くの情報が扱われるようになりますが、全てを書面で行っていると、紛失や劣化、記入漏れなどの問題が発生する恐れがあります。そのリスクを低減できるのが電子化による運営管理です。HACCPでは、多くの監視点や検証を求めています。その記録は、日々の運用で切れ目なく作り出されて、膨大な量になります。

全てに対して記入漏れのチェックをしていたら、時間がいくらあってもたりません。電子的な入力であれば、その場で記入漏れやミスを発見することが可能です。必要項目に抜けがあれば保存できないようにしたり、異常値が入力されたらメッセージを表示します。これなら忙しい時でも間違いを起こすリスクがなくなります。また、紙の記録を収集する作業が手間になります。全てを収集できたかをチェックして、たりなければ催促しなければいけません。電子的に行えば、規定の書類がなければアラートを表示して、忘れ防止機能をかつようすることができます。

HACCPは、全ての活動が遡って確認できなければいけないので、保管も大変です。ファイルにするとかなりの量になるので、場所がなくなると言う問題も発生します。電子化なら物理的な大きさはなく、ファイルサイズで解決することが可能です。いつでも読み出せることもメリットの一つです。電子化のデメリットは、滅失が起きるリスクがあることと電気がないと見られなくなることです。バックアップをとってリスクを回避しましょう。